DocuArc +

DocuArc+ – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Kurumlarda üretilen veya dışarıdan gelen evrakların kurum içindeki süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesini sağlar. Kurumdaki mevcut iş süreçlerinin tasarlanan formlar ve akış adımları üzerinden daha etkin, hızlı ve yönetilebilir bir şekilde sonuçlandırılmasına olanak tanır. İş süreçlerinin ölçme ve değerlendirilmesine, böylelikle iyileştirme ve standartlaşma çalışmalarının yapılmasına katkı sağlayarak, toplam kalite yönetiminin sağlıklı bir zeminde gerçekleştirilmesini sağlar.

EBYS ile, gerek kurum içi birimleri arası yazışmaları gerekse diğer kamu veya özel kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak; 

  • Yazışmaların standartlaşması, 
  • Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, 
  • Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, 
  • Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

 

DocuArc+ EBYS ÖZELLİKLERİ:

  • Sistem içinde yer alan Tarama Modülü kullanılarak ek bir programa ihtiyaç duyulmaksızın tarayıcı üzerinden belge tarama ve arşivleme işlemleri gerçekleştirilir. MS Office uygulamaları ile entegrasyon çerçevesinde söz konusu uygulamalarda hazırlanan belgeler, direk uygulama içerisinden kullanılabilir.
  • Web tabanlı olduğundan hızlı ve kolay kurulum ve entegrasyon özelliklerine sahiptir. Kullanıcı dostu arayüzleri sayesinde işlemlerin hızlı bir şekilde yapılmasını sağlar.
  • Dinamik iş akışları sayesinde süreçlerin hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
  • TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından onaylan elektronik e-imza modülü ile temel olarak elektronik imza oluşturma ve oluşturulmuş elektronik imzaları doğrulama ve e-yazışma paketi oluşturur.
  • Ülkemizde lisanslı olarak hizmet veren elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının pazara sunduğu farklı markalarda tüm akıllı kartlarla sorunsuz çalışır.
  • Kurumlararası Elektronik Belge Paylaşım KEP (Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi) entegrasyonu sağlar.
  • Diğer uygulamalarla hızlı entegrasyonu sağlayacak yapıda entegrasyon (web servis) modülü içerir.
  • Resmi yazışma kurallarına uygun olarak belge üretimini, üretilen belgelerin akış süreçlerine sokulmasını ve süreci tamamlayan evrakların ilgili tüm meta verileriyle birlikte arşivlenmesini sağlar.
  • Kurumsal amaca doğrudan katkısı olmayan her türlü giderin azaltılmasına katkı sağlayarak, kurumun hedefe dönük çekirdek süreçler üzerine yoğunlaşmasını sağlar. Böylelikle performans ve rekabet avantajını geliştirerek maliyeti ve süreyi düşürmeye olanak tanır.
  • Kurumda üretilen veya dışarıdan gelen evrakların kurum içindeki süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesini sağlar.
  • Kurumda kağıtsız kuruma geçişi sağlar,
  • İş süreçlerinin ölçme ve değerlendirilmesine, böylelikle iyileştirme ve standartlaşma çalışmalarının yapılmasına katkı sağlar.
  • Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. 
  • Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar. 
  • Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırıp, İş ve süreç takibi yapar
  • Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. 
  • Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür
  • Karar verme mekanizmasının hızlanması,
  • Yeni belgeler için referans olma
  • Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlar.
  • Kurumsal verimliliği artırıp kurumun bilgi gereksinimlerini karşılar.
  • Değerli dosyaları koruma ve gereksiz belgelerin üretimini önler.

 

 

Uyumlu Mevzuatlar

  • 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,
  • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
  • TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı
  • Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları,
  • Kayıtlı Elektronik Posta «KEP» Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik